🌖 Wzór Informacji O Przechowywaniu Dokumentacji Pracowniczej

Tworzę je w wordzie, drukuję, podpisuję (lub daję swojemu szefowi do podpisu), a następnie przekazuję dokumenty pracownikowi, aby i on złożył swój podpis. Później skanuję i podpisuję elektronicznie dokumenty, które trafiają do elektronicznej teczki pracownika. 10 punktów dla Ciebie za bycie pionierem digitalizacji w HR, minus Prawo pracy RODO. Pytania i odpowiedzi. Data dodania: 05.05.2021. Źródło: iStock. Dokumenty, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych, należy usunąć i dokonać zmiany numeracji oraz zmodyfikować wykaz. Z kolei w dokumencie, którego się nie usuwa, należy zamazać lub wyczernić w trwały sposób dane, które zgodnie z RODO Dokumentacja pracownicza. Dla przechowawców. Prowadzisz lub myślisz o założeniu działalności, polegającej na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców? Musisz pamiętać o spełnieniu kilku wymagań. Uzyskaj wpis w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych. Działalność gospodarczą w zakresie przechowania OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zakres dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) dokumentację pracowniczą tworzą akta osobowe oraz pozostała dokumentacja w sprawach stosunku pracy. Poniżej znajdują się zagadnienia e-Pomocy technicznej dotyczące e-dokumentacji: 1. Gratyfikant nexo – Jak wydrukować informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej? 2. Gratyfikant nexo – Jak przenieść plik do załączników pracownika w trakcie wydruku? 3. Długość przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od tego, kiedy dany pracownik został zatrudniony. 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., a także w latach 1999 - 2018 (tu należy dodatkowo złożyć za każdego pracownika formularze ZUS OSW i ZUS RIA); - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, f) potwierdzenie poinformowania pracownika: - o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29 1 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3 2 i art. 29 1 § 4 Sprawdź: Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej 2019 NOWA CZĘŚĆ „D” AKT OSOBOWYCH. Zgodnie z projektem rozporządzenia, jedną ze zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie dodatkowej części do akt osobowych, tj. części D, która ma zawierać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika YiThBm. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w bezpiecznych warunkach. Ewentualne zamknięcie zakładu pracy i zwolnienie pracowników nie jest równoznaczne ze zwolnieniem go z tego obowiązku. Co warto wiedzieć o prawidłowym przechowywaniu dokumentacji pracowniczej? Podmioty, które zatrudniają pracowników gromadzą dokumenty na ich temat. Już w trakcie procesu rekrutacyjnego pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnionego kwestionariusza osobowego, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy czy dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje zawodowe. Ponadto, w teczce pracowniczej powinno ? już po zatrudnieniu pracownika ? znaleźć się orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca może przy tym żądać innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Oznacza to, że przechowywanie tych wszystkich informacji o pracownikach przez pracodawców można uznać za formę przetwarzania danych osobowych. To zaś niesie za sobą określone obowiązki. Wytyczne nie tylko w Kodeksie pracy Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez podmiot zatrudniający wynika między innymi z zapisów poczynionych przez ustawodawcę w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 94 § 9a każdy pracodawca powinien ?prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników?. Sposób prowadzenia tej dokumentacji reguluje zaś rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dzieje się tak dlatego, że pracodawcę uznaje się za administratora danych osobowych, który powinien zapewnić im odpowiednią ochronę. Chronić przez zniszczeniem Podstawowym obowiązkiem, jaki spoczywa na podmiocie zatrudniającym jest ochrona zgromadzonych danych zarówno przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, jak i udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Z punktu widzenia pracodawcy dopuszczenie do naruszenia na tym polu może prowadzić do poważnych konsekwencji natury finansowej. Zgodnie z art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy ?pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem? jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowników. Kara przewidziana za takie wykroczenie to od 1000 do nawet 30 000 złotych. Kiedy dokumenty do archiwum? Zakończenie działalności gospodarczej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku właściwego przechowywania dokumentacji byłych już pracowników. W tej sytuacji, aby wywiązać się z nałożonych przez ustawodawcę wytycznych, były przedsiębiorca najczęściej musi skorzystać z archiwum. Wynika to z tego, że okres przez który powinien on przechowywać pracownicze teczki jest bardzo długi ? dokładnie 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego. Warto przy tym wskazać, że były pracodawca może skorzystać w tym celu zarówno z archiwum państwowego, prywatnego, jak i utworzyć swoje własne. Przeniesienie dokumentów do archiwum państwowego nie jest proste. Jeżeli przedsiębiorca, który podlegał wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie posiada środków na opłacenie właściwego przechowywania dokumentów, może zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenia braku możliwości ich zabezpieczenia przez wymagany czas. Jeżeli sąd sprawę rozpatrzy pozytywnie, to były przedsiębiorca będzie mógł złożyć dokumentację do archiwum państwowego. Aby tak się jednak stało, wnioskujący musi przedstawić szczegółowe informacje na temat swojej aktualnej sytuacji finansowej. Nieco inaczej jest w sytuacji, gdy były pracodawca decyduje się złożyć dokumentację pracowniczą do archiwum prywatnego lub utworzyć własne. To wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów przechowywania teczek swoich byłych podwładnych. Niezależnie jednak od tego, do jakiego archiwum przekazywana jest dokumentacja, niezbędne jest jej właściwe uporządkowanie. To polega między innymi na ułożeniu dokumentów w teczkach w sposób chronologiczny czy ich zabezpieczeniu. Dopiero tak przygotowane dokumenty można przekazać do wybranego archiwum. Omówienie wzorów dokumentów zmienionych przez nowe przepisy w 2019 r. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część III – wzory dokumentów do pobraniaTym artykułem zakończymy serię o nowych zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Z artykułu dowiecie się jak powinny wyglądać nowe kwestionariusze osobowe oraz świadectwo poprzednimi częściami serii możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część I – najważniejsze zmiany w przechowywaniu dokumentów od stycznia 2019 i tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część II – jak zwolnić pracownika i mieć porządek w dokumentach Kwestionariusze osobowe – dla pracownika i kandydata wzory oraz omówienie Kwestionariuszy mamy dwa rodzaje: dla kandydata na pracownika oraz dla dla kandydata – omówienie + wzór + wypełniony kwestionariusz Wdrożenie RODO do polskiego porządku prawnego wymusiło na ustawodawcy zmianę Kodeksu pracy. W ten sposób od 4 maja 2019 r. w Kodeksie pracy obowiązuje nowy przepis art. 221 który stanowi jakie dane możemy zbierać od kandydata, a jakie od z treścią omawianego art. 221 § 1 pracodawca żąda od kandydata następujących danych osobowych obejmujących:1) imię (imiona) i nazwisko;2) datę urodzenia;3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;4) wykształcenie;5) kwalifikacje zawodowe;6) przebieg dotychczasowego Ustawodawca, żebyśmy nie mieli za łatwo, dorzucił paragraf 2 w którym zastrzegł, że pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. No więc kochani pracodawcy, sami musicie teraz ocenić, czy żądać od kandydata podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego uznacie, że te dane są wam potrzebne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego to śmiało! Jeśli jednak poszukujecie kandydata na konserwatora powierzchni płaskich to ustawodawca dał jasny sygnał, żeby oszczędzić sobie żądania od kandydata wykształcenia lub kwalifikacji opracowanego przez nas kwestionariusza dla kandydata znajdziecie tutaj: pobierz tutajWypełniony wzór opracowanego przez nas kwestionariusza dla kandydata znajdziecie tutaj: pobierz tutajKwestionariusz opracowaliśmy na podstawie opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki dla pracownika – omówienie + wzór + wypełniony kwestionariusz Od pracownika, na podstawie art. 221 § 3 pracodawca żąda podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:1) adres zamieszkania;2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; (tak, dobrze czytacie! Jeśli nie zażądamy tych danych od kandydata na etapie rekrutacji, bo uznaliśmy, że na to stanowisko, dane te nie były nam potrzebne, to i tak będziemy musieli ich zażądać, jak zdecydujemy się kogoś na to stanowisko przyjąć. Logiczne prawda?);5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk dla was wzór kwestionariusza dla pracownika, który możecie pobrać stąd: pobierz tutajWypełniony wzór kwestionariusza dla pracownika możecie pobrać stąd: pobierz tutajKwestionariusz opracowaliśmy na podstawie opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki pogrubiam słowo „żąda” ponieważ stanowczość tego sformułowania nie pozostawia pracodawcom żadnego wyboru – musimy zażądać od kandydata lub pracownika dokładnie takich danych, o których mówi od tej zasady istnieje wyjątek uregulowany w paragrafie 4 omawianego artykułu 221. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Przepis ten należy rozumieć w ten sposób, że chcąc zbadać prawdomówność naszego kandydata i zweryfikować informacje wpisane do jego CV to możemy zażądać od niego, aby przedstawił nam odpowiednie wciągamy ich jednak do dokumentacji pracowniczej, chyba że są to dokumenty, które wprost zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ( poz. 2369 ze zm.). O tym, jakie to dokumenty pisaliśmy w pierwszym artykule z tej serii, z którym możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – rodzaje i zasady przechowywania dokumentów. Pamiętajcie również, że zgodnie z przepisami § 5 wymienionego wyżej rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym ma pytania? Ja miałem dla przykładu takie: czy jak zatrudniam kierowców mogę w ich aktach osobowych przetrzymywać kopie ich uprawnień do prowadzenia pojazdów? Odpowiedź: oczywiście, że tak – w celu potwierdzenia możliwości wykonywania przez tych kierowców pracy na stanowisku kierowcy. Kolejne pytanie: czy w dokumentach pracowniczych mogę przetrzymywać świadectwa pracy pracownika wydane przez jego poprzednich pracodawców? Odpowiedź: tak, ale tylko w celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Reasumując, jako pracodawcy musimy być świadomi i profesjonalni, na każdej płaszczyźnie wykonywanej przez nas działalności, także tej organizacyjno-prawnej – tego wymaga od nas aktualne prawo. Przepisy Kodeksu pracy, rozporządzenia wykonawczego oraz RODO zobowiązują nas do przeprowadzenia procesu myślowego, czego ja w zasadzie potrzebuję od kandydata?Powoli kończą się czasy zbierania wszystkiego na zapas. Jeżeli zdecydujemy się zabrać od pracownika dokumenty nie wymienione w rozporządzeniu to będziemy musieli wykazać, że mieliśmy uzasadniony cel w ich wzór świadectwa pracyZmiany w Kodeksie pracy związane z wdrożeniem w Polsce okrytego złą sławą ROD(E)O dotknęły także stosowany do tej pory wzór świadectwa pracy wydajemy pracownikowi na podstawie art. 97 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Mamy na to 7 dni, licząc od dnia w którym następuje ustanie stosunku pracy. Świadectwo możemy wręczyć osobiście, a jeśli wręczenie osobiste z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe, możemy je także wysłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć w inny sposób (np. kurierem).Sam wzór świadectwa stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. ( z dnia 7 września 2019 r. obowiązuje nowy wzór, z którym możecie zapoznać się tutaj: pobierz tutajPrzykładowo uzupełniony wzór świadectwa pracy możecie pobrać tutaj: pobierz tutajMamy nadzieję, że udostępnione wzory posłużą Wam w do pobrania:Wzór kwestionariusza dla kandydataPrzykładowo wypełniony kwestionariusz dla kandydataWzór kwestionariusza dla pracownikaPrzykładowo wypełniony wzór kwestionariusza dla pracownikaWzór świadectwa pracyPrzykładowo wypełniony wzór świadectwa pracyKoniecznie przeczytaj inne artykuły w dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczejCzęść I – Przechowywanie akt osobowych – nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczejCzęść II – Jakie dokumenty są wymagane przy zwolnieniu pracownikówPytania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Pisz w komentarzach!Gdybyście mieli pytania, proszę zostawcie Sardynki!Podobał Ci się ten artykuł?Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli. Strona 1 z 1 [ Posty: 6 ] Odpowiedz z cytatem BARDZO PROSZE O RADE. ROZWIAZUJEMY UMOWE Z DNIEM ZAWARTA ROKU POTEM PRZERWA I OD INFORMACJA O PRZECHOWYWANIU AKT 10 LAT DOTYCZY TYLKO TEJ DRUGIEJ UMOWY WCZESNIEJSZA UMOWA I AKTA DO NIEJ PRZECHOWYWANE 50 LAT? BEZ TAKOWEJ INFORMACJI?? weron Praktykant Posty: 23 Od: 25 maja 2021, 9:43 Zajmuję się: kadry ksiegowosc Odpowiedz z cytatem Napisano: 02 sty 2022, 8:53 Bhawna Praktykant Posty: 4 Od: 02 sty 2022, 8:50 Zajmuję się: I am Bhawna Gupta from Delhi. I am working as call girl in Delhi. Odpowiedz z cytatem Napisano: 02 sty 2022, 8:54 Bhawna Praktykant Posty: 4 Od: 02 sty 2022, 8:50 Zajmuję się: I am Bhawna Gupta from Delhi. I am working as call girl in Delhi. Odpowiedz z cytatem Napisano: 02 sty 2022, 8:54 Bhawna Praktykant Posty: 4 Od: 02 sty 2022, 8:50 Zajmuję się: I am Bhawna Gupta from Delhi. I am working as call girl in Delhi. Odpowiedz z cytatem Napisano: 02 sty 2022, 8:55 Bhawna Praktykant Posty: 4 Od: 02 sty 2022, 8:50 Zajmuję się: I am Bhawna Gupta from Delhi. I am working as call girl in Delhi. Odpowiedz z cytatem Napisano: 03 sty 2022, 10:46 tak, te stare 50 lat a te nowe 10 lat z informacją o możliwości odbioru ops2020 Starszy referent Posty: 717 Od: 19 paź 2020, 14:41 Zajmuję się: Finanse Lokalizacja: kujawsko-pomorskie Strona 1 z 1 [ Posty: 6 ]

wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej